Việc chọn mua máy photo cho văn phòng không quá khó nhưng chưa bao giờ là điều dễ dàng. Trong bài viết dưới đây, Bông Sen copier sẽ tư vấn cho bạn cách chọn mua máy văn phòng tốt nhất, mang đến hiệu quả làm việc cao nhất cho văn phòng, doanh nghiệp của bạn.
Máy photo dường như là thiết bị không thể thiếu trong văn phòng, và chúng cũng là một trong những thiết bị đắt nhất. Chính vì vậy, việc chọn mua máy photo cho văn phòng tuyệt vời với mức giá tốt là điều mà văn phòng nào cũng đang tìm kiếm.
Tin liên quan
Trong nội dung dưới đây, Bông Sen sẽ cho bạn biết tất cả về cách chọn máy photocopy văn phòng tốt nhất với mức ngân sách và nhu cầu công việc của bạn. Tham khảo những thông tin này để học hỏi nhiều hơn trước khi quyết định loại máy photo nào phù hợp với văn phòng của mình.
Điều cần tìm trong máy photo?
Trở lại với chức năng đầu tiên của máy photo, chúng được tạo ra để thực hiện công việc đơn giản, đó là sao chép. Giờ đây, máy photocopy đã trở nên phức tạp với nhiều tính năng được tích hợp, có khả năng thực hiện nhiều quy trình cùng lúc.
Với một loạt các tiêu chí lựa chọn, thật khó để biết bắt đầu từ đâu. Cách tốt nhất đó là trả lời một số câu hỏi quan trọng sau đây về máy photocopy.
Bạn cần chức năng gì?
Ngày nay, máy photo có thể làm rất nhiều thứ. Bạn có thể tìm thấy máy photo hoạt động như máy in, máy scan, máy fax và nhiều công việc văn phòng khác. Trong khi những loại máy đa chức năng này nghe có vẻ thực sự tốt, bạn cũng phải nghĩ về giá.
Một máy photo đa chức năng không rẻ và nếu ngân sách của bạn không thể đáp ứng được chi phí thì tốt hơn hết nên tìm một loại máy khác.Tính đến những chức năng bạn cần sử dụng để không làm lãng phí các tính năng không cần thiết.Ngoài ra, tốc độ cũng là một yếu tố có thể xem xét. Nếu văn phòng của bạn không cần một máy photo nhanh để hoàn thành công việc thì chẳng có lý do gì để không lựa chọn một máy photo chậm hơn với mức giá phải chăng hơn.
Không gian văn phòng
Kích thước không gian phòng làm việc không chỉ giúp xác định kích thước máy photocopy mà còn cả tốc độ bạn cần để xử lý công việc. Nhiều máy photo phức tạp có đường kính rộng và nếu không gian văn phòng của bạn nhỏ, sẽ rất khó khăn để lắp đặt và di chuyển một cách thoải mái.
Với một văn phòng nhỏ, sự lựa chọn tốt nhất là máy photocopy nhỏ. Điểm tốt là máy sẽ không chiếm nhiều chỗ. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng một máy photocopy cỡ nhỡ chỉ có thể thực hiện các chức năng rất hạn chế.
Mặt khác, nếu không gian văn phòng rộng rãi hơn, hãy tính đến việc mua một máy photo lớn hơn - miễn là bạn có nhu cầu sử dụng và ngân sách để mua nó!
Có bao nhiêu người sẽ sử dụng máy photo trong văn phòng?
Số lượng nhân viên đóng vai trò lớn trong quyết định mua máy của doanh nghiệp. Tất nhiên, nếu văn phòng nhiều nhân viên, sẽ có lúc nhiều người cần sử dụng máy photo cùng một lúc. Khi gặp trường hợp này, máy cần phải nhanh chóng hoàn thiện công việc để nhân viên có thể thực hiện các nhiệm vụ khác. Nếu máy photocopy có tốc độ chậm, tiến trình công việc chung sẽ bị ảnh hưởng.
Tính năng kết nối mới của máy photo cho phép nhân viên tùy chọn máy để gửi tệp từ bàn làm việc của họ trực tiếp đến máy photocopy. Một máy photo phải chăng có thể kết nối với khoảng 5 - 10 máy tính cùng lúc, trong khi máy đắt tiền có thể đồng bộ với 20 thậm chí 30 máy tính. Mặc dù nó cũng không quá cần thiết nhưng chắc chắn sẽ mang đến lợi ích và giúp mọi việc nhanh hơn.
Nếu công ty có nhu cầu in ấn, photo lớn, rất có thể bạn sẽ cần nhiều máy photocopy trong văn phòng của mình.
Yếu tố giá máy photocopy
Có thể chia máy photocopy văn phòng thành 3 loại: loại máy kinh tế, máy trung cấp và máy cao cấp.
Máy photocopy kinh tế
Máy photocopy kinh tế có thể hiểu là máy có mức giá "kinh tế" nhất. Điều đó không có nghĩa là chúng kém chất lượng. Nó chỉ có nghĩa là bạn sẽ không có các tính năng tích hợp như fax, scan... cũng như tốc độ photocopy có thể sẽ chậm hơn.
Loại máy này được thiết kế cho các nhiệm vụ đơn giản, phù hợp với các văn phòng không có nhu cầu in ấn, photo cao. Nếu bạn làm việc trong một công ty nhỏ hoặc một công ty không đòi hỏi về máy photocopy, bạn chắc chắn nên chọn loại máy này.
Máy photocopy hạng trung
Nếu văn phòng của bạn có đủ ngân sách cho máy photo hạng trung, bạn sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn. Máy photo hạng trung cung cấp khả năng chèn ổ đĩa flash, fax hay tính năng in hình ảnh...
Khả năng scan mang đến cho văn phòng nhiều lợi thế. Bạn có thể sử dụng những hình ảnh được scan để quảng cáo trực tuyến, tuyên truyền, lưu trữ thông tin nhanh chóng hơn...
Máy photocopy cao cấp
Khi nói đến máy photocopy cao cấp, bạn đang yêu cầu thứ tốt nhất trong số tốt nhất - và đó chính xác là những gì bạn sẽ nhận được.
Máy photocopy cao cấp cung cấp cho bạn mọi thứ bạn muốn từ máy photocopy: Bạn sẽ có thể thực hiện tất cả những điều được đề cập trong bài viết này, chẳng hạn như sao chép, quét, fax, in, gửi email, tương tác ổ đĩa flash và kết nối WiFi. Hơn thế nữa, nhân viên văn phòng có thể nhanh chóng hoàn thành công việc với tốc độ photo siêu nhanh, máy bền và bảo mật nhất.
Máy photocopy cao cấp cũng có thể chứa nhiều mực và giấy hơn các loại khác, vì vậy bạn sẽ không phải thêm giấy hay đổ mức trong một thời gian dài.
Cho dù bạn chọn loại máy photocopy văn phòng nào, điều quan trọng là bạn phải lựa chọn được loại máy phù hợp với nhu cầu sử dụng, đó mới là vấn đề quan trọng nhất! Trên đây là một vài lời khuyên, chia sẻ kinh nghiệm của Bông Sen trong việc chọn mua máy photo cho văn phòng. Hy vọng những chia sẻ này là thông tin tham khảo hữu ích, giúp các doanh nghiệp, tổ chức, văn phòng lựa chọn được loại máy photocopy tốt nhất.