Mỗi một chiếc máy photocopy sẽ có đặc tính riêng, chắc năng riêng, do đó, tùy vào mỗi văn phòng, công ty sẽ phải lựa chọn những chiếc máy photocopy sao cho phù hợp để không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Mỗi hãng sản xuất máy photocopy cho ra những dòng sản phẩm với tính năng đặc điểm riêng. Mỗi sản phẩm sẽ có những điểm mạnh và điểm yếu nhất định. Khi lựa chọn mua máy photocopy cho văn phòng của mình bạn hãy lưu ý để lựa chọn sao cho phù hợp với diện tích văn phòng, chi phí bạn định đầu tư và cả mức độ công việc trong văn phòng của bạn.
Những lưu ý để lựa chọn máy photocopy phù hợp cho văn phòng.
1. Nên lựa chọn mua những sản phẩm máy photocopy có thương hiệu, được sử dụng phổ biến, của những đơn vị cung cấp tin cậy
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều hãng máy photocopy khác nhau, với chất lượng và giá thành khác nhau. Để đảm bảo chất lượng bản sao đẹp nhất, chất lượng máy tốt nhất bạn nên lưu ý lựa chọn những sản phẩm có thương hiệu nổi tiếng, được tin dùng như: Toshiba, Canon, Ricoh,…Ngoài ra việc lựa chọn nhà cung cấp, phân phối cũng vô cùng quan trọng.
2. Tìm mua máy photocopy có đủ chức năng cho công việc của văn phòng.
Văn phòng của bạn cần những chức năng nào của máy photocopy? Copy, copy-in, copy-in-scan, fax, hay có cần thiết với những bộ phận chọn thêm như in mạng, in hai mặt, bộ phận đảo bản gốc,…Hãy tìm hiểu và cân nhắc trước khi lựa chọn bởi những yếu tố này quyết định phần lớn giá thành cũng như công suất máy.
3. Kích thước máy, giá máy, công suất máy phù hợp.
Việc lựa chọn máy photocopy phải phù hợp với diện tích căn phòng, một văn phòng nhỏ không thể đặt một chiếc máy photocopy kích thước lớn, vừa mất thẩm mỹ lại chiếm diện tích không gian. Giá máy cũng là một trong những yếu tố quan trọng nhất bạn cần quan tâm, bởi chi phí đầu tư cho máy cao vừa lãng phí, đôi khi không cần thiết. Một điều quan trọng nữa cần lưu ý khi chọn mua máy photocopy cho văn phòng là công suất máy. Trước khi mua bạn hãy ước lượng trước số lượng bản in trong 1 tuần, 1 tháng hay 1 năm để lựa chọn loại máy có công suất phù hợp nhất.
Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của văn phòng bạn mà chọn mua máy photocopy hợp lý nhất.
4. Tuổi thọ của máy photocopy
Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, số lượng bản in mà tuổi thọ của các hãng máy photocopy là khác nhau. Chắc chắn ai cũng muốn một sản phẩm tốt, chất lượng và tuổi thọ cao, tuy nhiên chất lượng đi kèm giá cả. Nếu chỉ cần sử dụng máy photocopy trong thời gian ngắn thì việc lựa chọn một sản phẩm tuổi thọ trunmg bình cũng là phù hợp.
5. Chế độ bảo hành, bảo trì và các linh kiện thay thế
Thông thường tuổi thọ của máy photocopy chênh lệch nhau ít, chủ yếu do người sử dụng quyết định. Hơn nữa chế độ bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng cũng là một trong những yếu tố giúp tăng tuổi thọ cho máy photocopy.
6. Có thể sử dụng máy photocopy cho thuê để tiết kiệm chi phí.
Hiện nay trên thị trường, dịch vụ thuê máy photocopy ngày càng phát triển và trở nên phổ biến, bới giá thành rẻ, chi phí đầu tư ban đầu thấp, chất lượng và chức năng máy không thay đổi,..Nếu chi phí để có một máy photocopy cho văn phòng của bạn là quá lớn hoặc bạn không muốn mất thời gian quan tâm những chi tiết, các lỗi hay các dịch vụ khi mua máy photocopy thì có thể sử dụng loại hình dịch vụ này. Vừa tiết kiệm chi phí lại an toàn, hiệu quả.
Hi vọng những chia sẻ trên đây giúp quý khách hàng lựa chọn được sản phẩm tốt nhất, phù hợp nhất cho văn phòng của mình.