So sánh giữa mua và thuê máy photocopy
100% các tổ chức hiện này đều có nhu cầu in ấn, photo tài liệu... để gửi đến đối tác, khách hàng, đồng nghiệp và phục vụ hoạt động nội bộ, vận hành chính tổ chức đó. Để phục vụ nhu cầu này, các doanh nghiệp thường lựa chọn hai giải pháp: đầu tư mua máy photo hoặc thuê máy photo dùng theo kỳ. Hai giải pháp này có gì khác biệt và có ưu điểm thế nào? Hãy tìm hiểu ở dưới đây!
Mua máy photo
Mua máy photo là giải pháp mà doanh nghiệp, tổ chức đầu tư ngân sách để mua máy photo, xây dựng hệ thống máy photo phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.
Ưu điểm
-
Ưu điểm đầu tiên của mua máy photo đó là đây là tài sản của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có toàn quyền sử dụng nó và khai thác tối đa chức năng, công suất của máy.
-
Có thể sử dụng máy photo vào bất kỳ thời điểm nào cần, không bị giới hạn về định mức giấy.
-
Chỉ tốn chi phí đầu tư ban đầu, không mất các khoản chi phí hàng tháng.
Nhược điểm
-
Chi phí đầu tư lớn. Không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng tự xây dựng hệ thống máy photo in ấn cho riêng mình bởi chi phí không hề nhỏ.
-
Phải quan tâm đến hoạt động bảo trì, sửa chữa, đổ mực máy
-
Hạn chế về công nghệ: công nghệ thay đổi rất nhanh nhưng việc cập nhật các loại máy photo công nghệ mới là khá khó khăn với doanh nghiệp bình thường. Vì vậy, các doanh nghiệp mua máy photo có thể phải chấp nhận sử dụng thiết bị "lỗi thời".
Thuê máy photo
Thuê máy photo là một giải pháp được rất nhiều người lựa chọn để phục vụ cho nhu cầu in ấn của doanh nghiệp mình. Với một khoản chi phí thuê hàng tháng (hoặc theo kỳ), doanh nghiệp có thể lựa chọn loại máy photo phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình.
Ưu điểm
-
Không tốn chi phí đầu tư ban đầu: Doanh nghiệp không cần bỏ ra ngân sách lớn để đầu tư mua & lắp đặt máy móc ban đầu.
-
Không phải quan tâm đến các vấn đề bảo trì, sửa chữa bởi tất cả những điều này đã có đơn vị cho thuê phụ trách. Trong trường hợp máy xảy ra vấn đề, nhân viên kỹ thuật sẽ đến khắc phục hoặc đổi máy mới để không ảnh hưởng đến công việc của bạn.
-
Sử dụng máy mới, hiện đại: Các đơn vị cho thuê chuyên nghiệp thường xuyên cập nhật những thiết bị mới, công nghệ hiện đại để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Bạn có thể lựa chọn, thay đổi máy thuê để phù hợp với nhu cầu hiện tại hoặc thậm chí là yêu cầu đổi máy khác nếu không hài lòng - một điều không thể thực hiện nếu mua máy photo.
Nhược điểm
-
Không phải tài sản của doanh nghiệp. Có thể bị hạn chế về tính năng và hiệu suất sử dụng của máy do những ràng buộc trong hợp đồng thuê máy photocopy.
-
Bị giới hạn về định mức sử dụng (sử dụng vượt quá định mức này sẽ bị tính thêm phí)
-
Mất chi phí hàng tháng
Nên mua hay thuê máy photocopy?
Từ những phân tích ưu nhược điểm của 2 giải pháp mua và thuê máy photo ở trên, có thể thấy được giải pháp nào cũng có ưu nhược điểm riêng và phụ thuộc vào khả năng, nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mới có thể khẳng định được là nên mua hay thuê máy photocopy
Khi nào nên mua máy photocopy?
Bạn nên mua máy photocopy khi có nhu cầu sử dụng nhiều (cả về số lượng và thời gian sử dụng). Điều này giúp bạn chủ động hơn trong việc sử dụng máy photo. Ngoài ra, phương án này hợp với doanh nghiệp có nguồn ngân sách lớn và không muốn phải rắc rối với vấn đề giấy tờ, không muốn chịu các khoản lãi suất và bất kỳ các khoản chi phí ẩn nào khác có thể có trong hợp đồng thuê máy photocopy.
Tất nhiên, bạn cũng nên cân nhắc về những nhược điểm của việc mua máy photo mà bạn có thể gặp phải như vấn đề chức năng, kế hoạch bảo trì... trước khi lựa chọn phương án này.
Khi nào nên thuê máy photocopy?
Thuê máy photocopy là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hơn vì tính tiện lợi của nó. Doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức này khi ngân sách dành cho photo, in ấn không nhiều. Ngoài ra, nó cũng phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu photo ít, thời gian sử dụng cũng ít (thường sử dụng vào cuối kỳ kế toán, báo cáo cuối năm...).
Hầu hết các doanh nghiệp đều không có kiến thức trong việc bảo trì, sửa chữa máy photocopy, vì vậy, với dịch vụ trọn gói như cho thuê máy photocopy, doanh nghiệp có thể an tâm tập trung vào vấn đề chuyên môn.
Tham khảo dịch vụ:
Trên đây là một vài chia sẻ của Bông Sen Copier về mua và cho thuê máy photo. Hy vọng những thông tin được chia sẻ trong bài viết này đã giúp bạn trả lời câu hỏi "Nên mua hay thuê máy photocopy?" và lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.